长沙会议接待:会议开始前一天的准备工作

会议开始前一天,会议接待人员要做好以下准备工作:

1.确认停车位已安排好。
2.与接待处联系，通知他们参加会议的人员名单。
3.联系接线台，在会议进行中不准接电话，除非是需要在会议室接的紧急电话。
4.确保在会议开始之前会议室已经准备好。检查取暖、照明和通风设备。再有，要保证有足够的坐位。
5.每个坐位上都放好书写用的纸/笔记本和笔。
6.在会议室门口挂上“正在开会”的通知。
7.把缺席致歉名单放在会议主席的桌前，因为这是日程上的第一项。
8.给会议主席一份上次会议的会议纪要。
9.确保所有出席会议的人在出席单上签名。
10.确保多印几份会议日程和其他相关文件的复印件。